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  • IT資產管理系統-ITAM
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    一、概述

      IT資產管理(IT Assets Management)對很多企業來說是一個全新的、非常值得關注的重大課題。據統計,在國內部分大中型企業中,IT軟硬件費用的投入有的已過億元,僅軟件投入在千萬元左右的企業也占到相當大的比例。

      IT資產管理系統是一套指導用戶在組織內部對軟硬件資產的采購、分發、維護、使用及報廢整個生命周期進行有效管理、控制和保護的專業管理軟件工具。其目標是管理和保護用戶的IT資產,幫助用戶合理控制設備購置的支出和使用成本,提升IT資產的利用率與整體效益;確保軟件使用的合法性,避免使用其軟件資產可能帶來的法律和財務風險。

      IT資產管理系統在設計上采用分布式架構設計,采用逐級管理的方式。可滿足行業性、集團化IT資產管理的需求。系統分布功能有:登陸界面,首頁、待辦事宜、采購/立項申請、采購審批、采購、資產管理、運維管理、資產臺帳、統計分析、庫存管理、系統管理所組合成的整個系統的管理流程。

    系統管理流程
    二、功能模塊
      1、首頁

      首頁中展示所有的功能模塊及當前所待辦事宜,通過首頁可以進入不同模塊進行具體操作,可以按照軟硬件資產的類型或者是單位、部門分類來展示軟硬件資產的分布狀況。

      2、待辦事宜

      系統中的待辦事宜是指待審核的報告或單據,已辦事宜是指已經審批完成的報告或單據。通過待辦事宜這個模塊上級領導可進行審批采購或立項申請,下級單位可查詢審批狀態。

      3、采購/立項申請

      如有立項或軟硬件設備采購需求時,需先填寫采購申請單按流程向上級申請。采購/立項申請包括如下功能:自購產品申請、自主研發產品申請、二次開發產品申請等功能。

      采購產品申請

      自購資產的申請是需求部門在自購軟硬件設備界面填寫完畢后,提交給上級領導審核通過。

      自主研發產品申請

      有自主研發需求的部門進入自主研發產品界面,按要求填寫完畢后提交給上級領導審核通過。

      二次開發產品申請

      有二次開發需求部門,需中間件采購或在已有產品上進行開發,需填報二次開發產品申請,提交給上級領導審核通過。

      采購審批

      在采購申請審核通過后,管理部門會起草采購任務書,經領導審核通過后,下發到采購部門進行進入軟硬件采購流程。

      采購

      采購主要是用來管理購買軟硬件的所有環節信息,包括供應商管理、合同申請、收貨、驗貨等功能。

      供應商管理

      供應商管理是對所購買的產品供應商信息進行詳細的記錄,該模塊可以查看到每個申請人所要申請的產品供應商。

      合同申請

      所有簽訂的合同的信息錄入到該模塊中進行集中管理,包括合同原件的掃描件需要上傳到系統中進行管理。

      收貨

      收貨功能主要是對收貨的信息進行管理,包括送貨人、送貨方式、收貨人、收貨時間等信息。

      驗貨

      主要是對驗貨信息進行管理,需要輸入驗貨意見。

      4、資產管理

      資產管理主要是對軟硬件資產的入庫、分發、更新、折舊、臺帳等環節進行管理。功能主要包括入庫管理、介質管理、領用分發、資產轉移、資產折舊、資產更新、資產回收、報廢管理。

      入庫管理

      入庫管理主要是將采購回來的軟硬件進行入庫信息登記。入庫信息登記在系統中有兩種方式,一種方式是通過手工錄入的方式進行入庫信息登記,另一種方式是文件導入的方式進行入庫信息登記。

      介質管理

      介質管理主要是對軟件資產存儲的介質例如光盤、Key等進行管理。

      領用分發

      領用分發主要是對軟件資產(License)或硬件設備領用分發的情況進行管理,包括領用部門、領用人、領用時間等信息。

      資產轉移

      資產轉移主要是對資產的轉移情況進行管理,如果軟硬件資產的使用人發生了變更,需要先做資產轉移申請,待審核通過后資產轉移才能生效。

      資產折舊

      主要是對軟硬件資產的折舊信息進行有效的管理和維護,如折舊率、折舊的費用等信息。

      資產更新

      資產更新主要是對軟件更新或硬件設備升級的情況進行管理,包括軟件更新或硬件設備升級的時間、產生的費用等進行管理。在系統中,如果有軟件的升級包或硬件設備需要更新,則系統會給出更新的終端提示。

      資產回收

      資產回收主要對將要收回的軟硬件設備進行記錄,包括軟件或硬件設備名稱、版本號或型號類型、回收人、狀態等回收信息。

      報廢管理

      可以看到軟硬件資產整個生命周期的狀況,包括軟件或硬件設備的采購時間、報廢時間等信息。如果軟件或硬件設備需要報廢,用戶需要填報軟件或硬件設備報廢申請,經流程審核通過后報廢。

      5、運維管理

      運維管理模塊功能主要是對企業內部終端的是否需要數據抓取、是否允許更新等進行設置。功能主要包括:運維管理設置、實時監控、手動錄入、終端詳情。

      運維管理設置

      企業內部終端的如果需要數據抓取、允許更新,則在系統中對應終端編號勾選上就可以了。

      實時監控

      用戶在系統中隨時可以看到某一終端中安裝的各種軟件的使用狀態,包括軟件或硬件設備名稱、序列號或型號、安裝時間、版本或類別、使用時長等信息。

      手動錄入

      對實時數據軟件進行手動錄入,便于以后進行查看。

      終端詳情

      點擊終端詳情可以查看終端的詳細數據,終端詳情顯示IP、單位名稱、部門、用戶等信息。

      6、資產臺帳

      臺帳在IT資產管理信息系統中具有重要的意義。在臺帳模塊中可以看到IT資產整個生命周期的狀況,包括軟硬件設備的采購時間、名稱、介質形式、分類等信息。用戶可以根據不同的查詢條件查詢不同的臺帳。

      7、統計分析

      統計分析對不同的軟硬件設備進行統計,以數據列表、柱狀圖、折線圖的形式展示,選中一種統計的方式可以導出。統計分析包括:使用頻次統計、正版化統計、分發統計、庫存統計、年度統計、采購統計等功能。

      使用頻次統計

      點擊使用頻次統計,對軟件使用的頻次進行統計,可按單位統計或按軟件統計,最終以圖形和列表的方式展示給用戶。

      正版化統計

      通過本統計,可以看到某軟件買了多少套,實際安裝了多少套,按單位統計或按軟件統計,最終以圖形和列表的方式展示給用戶。

      分發統計

      對每個部門領用軟件或硬件設備的情況進行了詳細的記錄,可以看到每個部門的使用情況。最終以圖形和列表的方式展示給用戶。

      庫存統計

      對每一個軟件或硬件設備的庫存進行統計,可以點擊查看到當前庫存中還有多少軟件可以用,最終以圖形和列表的方式展示給用戶。

      年度統計

      對每一種軟件或硬件設備一年中對此軟件或硬件設備的需求購買了多少,還有多少,都用于那些部門等詳細的記錄,最終以圖形和列表的方式展示給用戶。

      采購統計

      記錄所采購的軟件或硬件設備費用,數量、購買日期等信息。最終以圖形和列表的方式展示給用戶。

      8、系統管理

      系統管理支持系統運行的基礎功能,主要包括工作流管理、單位管理、部門管理、崗位管理、用戶管理、角色管理等功能。

      工作流管理

      對系統中所涉及的工作流程配置成模版進行管理,模版配置完成后,系統就可以按照預設置好的流程模版進行審核。

      單位管理

      對使用單位的基本信息進行管理。

      部門管理

      對使用單位下屬所有部門信息進行管理。

      崗位管理

      對使用單位下屬所有崗位信息進行管理。

      用戶管理

      對使用單位下屬所有人員信息進行管理。

      角色管理

      對使用單位下屬所有角色信息進行管理,在角色當中可以配置用戶的權限。

    三、產品特點
      1、專業性

      充分考慮軟件資產不同于實物資產的特點,實現了企事業單位或行業集團的IT資產從申請、采購、入庫、分發、使用、維護及報廢整個生命周期全過程動態管理,是管理IT軟硬件設備的專用型軟件。

      2、實時性

      分別以錄入、批量導入和數據自動挖掘方式實時獲取每臺終端軟硬件資產的分布狀況,為管理者“摸清家底”,全面了解本單位軟硬件資產狀態奠定基礎,便于隨時掌控所有信息資產,提高軟硬件設備資產利用率和軟件正版化率,防范商業風險,增加企業競爭優勢。

      3、多樣性

      以圖形、表格、GIS等多維度方式展示IT資產分布、分類統計及報表匯總功能,提供靈活、實用、多樣的個性化定制及模塊化功能。

    四、產品分類
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